POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Forum Latam
1. Presentación
Con el propósito de destacar la importancia que tienen la privacidad y la
seguridad de la información personal, el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, creada bajo las leyes colombianas, con domicilio en Bogotá, pone a disposición de los aspirantes, estudiantes, ex alumnos, docentes, empleados, clientes, proveedores, aliados y todos los demás involucrados con el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Se establece los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales el
centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, efectúa el tratamiento de los Datos Personales de todos los Usuarios, así como las condiciones de
seguridad y confidencialidad de dicha información, y procedimientos
establecidos para que los usuarios de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos sobre las leyes de protección de Datos Personales.
2. Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos del centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, en adelante quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
3. Identificación del responsable
ROCKET LATAM GROUP SAS
Nit: 901.361.506 -1
Domicilio: Cl. 99 # 10 - 57 P6 DE BOGOTÁ
Correo de contacto: eventos@forumlatam.com
Portal web: travelfestcolombia.co Teléfono: 3202631855
4. Marco Legal
a. Constitución Política, artículo 15
b. Ley 1266 de 2008.
c. Ley 1581 de 2012.
d. Decretos Reglamentarios parcial No. 1377 de 2013 y 886 de 2014.
e. Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 del
2011.
f. Normas, decretos y tratados internacionales.
g. Políticas y Reglamentos internos: Política de privacidad de los sitios
web, redes sociales, Política de comunidades virtuales, Política de
confidencialidad, Política de responsabilidad social
5. Preámbulo
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, velará por los
siguientes compendios específicos los cuales constituyen las reglas a seguir el tratamiento de Datos Personales:
Principio de legalidad en materia de datos personales: En el uso, captura,
recolección y tratamiento de Datos Personales, se dará aplicación a las
disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de Datos
Personales y demás derechos fundamentales conexos.
Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de Datos
Personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato
legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de Datos
Personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por el
Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, los cuales estarán
subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada
al respectivo titular de los Datos Personales.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura,
recolección y tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de
Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del
Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, en cualquier momento
y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de
información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de
Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, será de medio.
Principio de seguridad: Los Datos Personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que
administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de
cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se
comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
6. Glosario
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para
llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus Datos Personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de
Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos indispensables: Se entienden como aquellos Datos Personales de
los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación
superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza
indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o
los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos
Personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable
y/o encargado del tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia,
envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es
responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos
Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Revocar: Dejar sin efecto la autorización previamente otorgada por el Titular de los datos personales para realizar el tratamiento, almacenamiento y uso por parte del Responsable.
Supresión: Hace referencia a la solicitud del Titular de los datos personales
o sus causahabientes para que el Responsable o Encargado del tratamiento elimine una o varias categorías de los datos previamente recolectados
7. Recolección de Datos y Autorización del titular
Para dar cumplimiento a la finalidad del Centro virtual de eventos y
negocios Forum Latam ha recaudado, recaudará y seguirá recaudando
siempre y cuando medie consentimiento del titular, la siguiente información
personal:
a) Nombre y apellido
b) Número de documento de identificación
c) NIT
d) fecha de nacimiento
e) género
f) dirección de correspondencia
g) dirección de correo electrónico
h) teléfono
i) Estudios realizados
j) profesión
k) ocupación
l) experiencia
m) publicaciones
n) premios
o) méritos
p) pasatiempos
q) intereses culturales (ej. musicales, deportivos)
r) idiomas,
s) régimen aplicable a IVA, y régimen tributario aplicable a ICA
t) y los que por ley se estipulen como Datos Personales y sensibles.
El titular de los datos acepta expresamente que el Centro virtual de eventos
y negocios Forum Latam almacene, procese y utilice esta información
personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley, uso
comercial y en la presente política. Es un derecho de los usuarios solicitar
prueba de la autorización otorgada al del Centro virtual de eventos y
negocios Forum Latam, para el tratamiento de datos, salvo los casos
exceptuados en la ley.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
comerciales, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. Finalidad del Tratamiento de Datos
Se requiere que la información personal de los usuarios sea recolectada,
almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se le de
tratamiento para:
a. Desarrollar su legítima misión en cada evento que se realice conforme a
sus estatutos.
b. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios,
productos, necesidades, alianzas, contenidos y para facilitarle el acceso
general a la información de sus intereses.
c. Proveer nuestros productos y/ o servicios.
d. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes,
expositores, compradores, profesionales, aliados comerciales, proveedores,
accionistas y colaboradores;
e. evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios; f. realizar estudios
internos de mercado.
9. Derechos del titular de la información
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente al del Centro virtual de
eventos y negocios Forum Latam, este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado].
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Centro virtual de eventos y
negocios Forum Latam salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento del Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, haya
incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
10. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes Menores de 18 Años
Eventualmente el Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam,
puede llegar a requerir Datos Personales de niños, niñas y adolescentes
menores de 18 años, como por ejemplo para aquellos que se inscriban
voluntariamente a programas educativos sin haber cumplido la mayoría de
edad, o para cursos de verano, o comerciales, El Centro virtual de eventos y
negocios Forum Latam velará por el uso adecuado de los Datos Personales
de los niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, garantizando que
respetan en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando el
respeto a sus derechos.
11. Deberes de Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam como responsable del Tratamiento de Datos Personales
El Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, cuando actúe como
responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los
siguientes deberes:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por
el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
4. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por
el titular.
5. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
7. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
8. Tramitar las peticiones de los titulares de acuerdo con el
procedimiento de tratamiento de datos personales establecido por El
Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam.
9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
10.El Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, aportará a la
Superintendencia de Industria y Comercio el registro de las bases de
datos sujetas a tratamiento.
12. Transferencia y transmisión internacional de Datos Personales por
parte del Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales
que cualquier persona titular de Datos Personales pueda tener para con el
centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, la totalidad de su
información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos
legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza
expresamente para transferir Información Personal. La información será
transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con el Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, de conformidad con las
finalidades descritas en el numeral 8 de la presente Política.
Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, tomará las medidas
necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar
esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban,
únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente
13. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y/o revocar la autorización
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam como empresa, y en
los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como
responsable del tratamiento de Datos Personales; y las distintas
dependencias tanto académicas, administrativas, comerciales actuarán
como encargados del tratamiento de Datos Personales, así por ejemplo, y
entre otras dependencias, a) estudiantes de pregrado, posgrado y educación continua b) aspirantes y egresados, a la oficina de Mercadeo, c) usuarios en general que quieran acceder a los servicios del centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, e) proveedores, oficina de Compras y Suministros.
Se designará al Analista de protección de datos adscrito al centro virtual de
eventos y negocios Forum Latam, como la persona que recibirá, procesará
y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las
respectivas dependencias ya mencionadas encargadas del tratamiento,
dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de Datos Personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales.
Para la atención de solicitudes como acceso, consulta, rectificación,
actualización de datos personales, supresión de información y revocatoria de la autorización, los titulares de la información o sus representantes podrán manifestarlas diligenciando el formulario de solicitud para el Tratamiento de Datos Personales, en el sitio web www.travelfestcolombia.co o a través de los métodos habilitados por el centro virtual de eventos y negocios Forum
Latam, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Las solicitudes serán
atendidas en orden cronológico de recibo, y en los plazos de ley.
a. Consulta
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
b. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida al centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo
resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos
(2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, este se catalogará con la etiqueta
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
c. Petición de actualización y/o rectificación
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, rectificará y
actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser
incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos
antes señalados, para lo cual el titular deberá identificarse con su cédula,
nombres y apellidos completos para dirigir la solicitud, indicando la
actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que
sustente su petición.
d. Petición de revocación de autorización y/o supresión de datos
El titular de los Datos Personales tiene el derecho de solicitar al centro
virtual de eventos y negocios Forum Latam la supresión (eliminación) de
sus datos personales en cualquiera de los siguientes eventos:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines
para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información
personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos,
bases de datos o tratamientos realizados por el centro virtual de eventos y
negocios Forum Latam. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base
de datos.
b) La eliminación de datos obstaculiza actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés
público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el
titular.
14. Seguridad y Confidencialidad
Para garantizar la mejor protección de privacidad, confidencialidad y
custodia de la información, el centro virtual de eventos y negocios Forum
Latam, toma las medidas necesarias para tal fin. Por tanto cuenta con
funcionarios competentes, debidamente capacitados y facultados para el
tratamiento de la información, y la adecuada tecnología que soporta estos
procesos. Estas medidas tecnológicas sumadas a la seguridad que protege
el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, brindan protección
razonable según el estado de la ciencia y el presupuesto anual, pero no son
infalibles. Cualquier violación a la confidencialidad o atentado contra la
misma que detecte el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam,
será reportada de manera inmediata a las autoridades competentes.
15. Normas de Excepción
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, podrá establecer,
mediante resolución motivada, normas de excepción a lo dispuesto en la
presente política.
16. Entrada en vigencia y plazo
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, conservará la
información de cada usuario durante todo el tiempo en que ésta se requiera
dentro de los fines descritos en esta política, diez años, a menos que medie
solicitud de supresión del interesado y en sus servidores.
Infringir la presente política puede llevar a sanciones de acuerdo a los
reglamentos vigentes o las que establezcan El centro virtual de eventos y
negocios Forum Latam, mediante resolución, esto con el fin de garantizar el
cumplimiento de la ley y seguridad en los datos de los titulares.
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, se reserva el derecho
de modificar esta Política en cualquier momento, sin previo aviso y a
discreción del centro virtual de eventos y negocios Forum Latam. Cualquier
cambio será informado y publicado oportunamente en
www.travelfestcolombia.co
Esta política ha sido aprobada por la Junta Directiva. El centro virtual de
eventos y negocios Forum Latam, acta No. 1 del 25 de septiembre de
2020, fecha a partir de la cual entra en vigencia
